Rechnungen
Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften
Unter „Rechnungen“ finden Sie Rechnungen und die daraus erstellten Stornorechnungen. Gutschriften ohne Ausgangsrechnung stehen im Reiter „Gutschriften“. „Kunden-GS“ ist ein eigener Bereich.
Rechnung erstellen und prüfen
- Erstellen Sie eine Rechnung, wählen Sie einen Kunden, fügen Sie Produkte oder Dienstleistungen hinzu und geben Sie Währung, Umsatzsteuer, Daten, Zahlungsziel und Dokumentnummer an.
- Prüfen Sie vor dem Speichern Kunde, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Positionen, Währung, Umsatzsteuer, Summen, Kommentare und Bankangaben.
Rechnungsliste und Zeilenaktionen
- Klicken Sie auf eine Zeile, um das Dokument zu öffnen.
- Bei einer unbezahlten Rechnung steht in der Zeile die Aktion „Zahlungen“ zur Verfügung. Nach vollständiger Bezahlung wird sie nicht mehr angezeigt.
- Sie können eine Rechnung oder eine separate Gutschrift kopieren. Ein neuer Entwurf mit vorbereiteter Nummer und vorbereiteten Daten wird geöffnet. Eine Stornorechnung kann nicht kopiert werden.
- Eine Rechnung oder Stornorechnung kann nur im Status „Erstellt“ gelöscht werden. Eine separate Gutschrift kann gelöscht werden, solange sie nicht abgeschlossen ist. Wenn eine Rechnung bereits versendet, überfällig oder bezahlt ist, erstellen Sie zur formellen Stornierung eine Stornorechnung.
- Über die Statusaktion können Sie eine Stornorechnung abschließen oder wieder öffnen. Eine Gutschrift kann als „Bezahlt“ markiert oder auf „Unbezahlt“ zurückgesetzt werden.
- Mobile Karten zeigen dieselben Aktionen, die für Typ und Status des Dokuments zulässig sind.
Rechnungsdaten bearbeiten
Öffnen Sie das Dokument, ändern Sie Kundendaten, Positionen, Daten, Nummern, Kommentare oder Anhänge und speichern Sie. Zahlungen verwalten Sie getrennt unter „Zahlungen“.
Suche, Filter und Status
- Suchen Sie nach Dokument- oder Kundenangaben und filtern Sie nach Zeitraum und Status. Die Zeilenaktionen hängen von Dokumenttyp und Status ab.
- In den Zeilen werden die Status „Erstellt“, „Gesendet“, „Bezahlt“ und „Überfällig“ angezeigt. Der Filter „Offen“ fasst erstellte und gesendete Dokumente zusammen. Stornorechnungen bleiben unter „Rechnungen“, separate Gutschriften stehen unter „Gutschriften“.
Aktionsprotokoll eines Dokuments
Das Aktionsprotokoll erfasst Erstellung, Änderungen, E-Mail-Versand, Zahlungen und Mahnungen und lässt sich als CSV exportieren.
Einstellungen
Nummerierung von Rechnungen und Gutschriften
Konfigurieren Sie Präfix, nächste Nummer und Suffix für Rechnungen und Gutschriften getrennt und prüfen Sie die Live-Vorschau.