Kunden-GS
Offen, Kundengutschriften und Bezahlte
Im Bereich „Kunden-GS“ verwalten Sie Gutschriftanforderungen an Kunden und erfassen die daraufhin erhaltenen Kundengutschriften. Die Einträge sind auf folgende Reiter verteilt:
- „Offen“ — nicht abgeschlossene Anforderungen.
- „Kundengutschriften“ — erstellte, aber noch unbezahlte Kundengutschriften.
- „Bezahlte“ — vollständig abgeschlossene Einträge.
Kunden-GS aus einer offenen Anforderung erstellen
- Verwenden Sie unter „Offen“ die Plus-Aktion und tragen Sie Kundendokumentnummer, Eingangsdatum und Zahlungsziel ein.
- Beim Speichern wird die Kunden-GS erstellt und nach „Kundengutschriften“ verschoben. Anforderungsdaten und Anhänge bleiben erhalten.
Eigenständige Kunden-GS erstellen
- Wählen Sie im Reiter „Kundengutschriften“ die Aktion „Neue Kundengutschrift“ und vervollständigen Sie die Dokumentdaten.
- Wählen Sie den Kunden und vervollständigen Sie Dokumentnummer, Referenz-Nr., Dokumentdatum, Zahlungsziel und Pflichtbeträge.
Zahlung einer Kundengutschrift
Öffnen Sie „Zahlungen“, geben Sie das Datum an und speichern Sie den vollständigen Betrag der Kundengutschrift. Danach wechselt der Eintrag zu „Bezahlt“. Sie können eine fehlerhafte Zahlung löschen; der Eintrag kehrt dann zu „Kundengutschriften“ zurück.
Kunden-GS in einen früheren Reiter zurücksetzen
- Beim Zurücksetzen von „Kundengutschriften“ nach „Offen“ werden die Daten der Kundengutschrift entfernt, ursprüngliche Anforderung und Anhänge bleiben erhalten. Dies ist keine Löschung.
- Beim Zurücksetzen eines bezahlten Eintrags wird die erfasste Zahlung gelöscht und der Eintrag wechselt zurück zu den unbezahlten „Kundengutschriften“.
E-Mail-, PDF- und CSV-Aktionen
- E-Mail — wählen Sie genau eine unbezahlte Kundengutschrift aus. Bei mehreren ausgewählten Einträgen und im Reiter „Bezahlte“ ist der Versand nicht verfügbar.
- PDF — kann für ausgewählte Einträge erstellt werden.
- CSV — ist im Reiter „Bezahlte“ nicht verfügbar und erfordert für jeden ausgewählten Eintrag „Kunden-ID“, „Referenz-Nr.“, „Netto“, „Empfänger E-Mail“ und „Leistung“.
Anhänge einer manuellen Kunden-GS
Eine manuell erstellte Kunden-GS akzeptiert höchstens fünf Dateien mit zusammen 10 MB: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG oder ZIP.
Erinnerungseinstellungen für Kunden-GS
Erinnerungen für offene Anforderungen werden im unter „Erinnerungstage“ festgelegten Abstand wiederholt gesendet. Erstellte Kunden-GS verwenden einen eigenen Zeitplan relativ zur Fälligkeit und die Kundensprache; die Einstellungen für Rechnungsmahnungen gelten für sie nicht.